Setiap akhir tahun, bagian umum dan pejabat pengadaan biasanya menghadapi pertanyaan yang sama. Bagaimana cara membeli souvenir custom dengan cepat, tetapi tetap sesuai aturan? Jawabannya ada di katalog elektronik. Melalui pengadaan souvenir e-Katalog, instansi bisa memesan produk berlogo tanpa proses tender yang panjang.
Namun, banyak PPK masih ragu karena tampilan dan alurnya berubah sejak Katalog Elektronik versi 6 hadir di INAPROC. Oleh karena itu, artikel ini membahas alurnya langkah demi langkah. Selain itu, kami juga berbagi pengalaman sebagai penyedia souvenir yang sudah melayani pesanan instansi lewat e-Katalog.
Apa Itu E-Katalog dan Kenapa Instansi Perlu Memakainya
E-Katalog adalah sistem belanja elektronik pemerintah yang LKPP kelola melalui platform INAPROC. Di dalamnya, penyedia memajang produk lengkap dengan harga, spesifikasi, dan wilayah pengiriman. Selanjutnya, PPK dapat membandingkan produk, bernegosiasi, lalu memesan langsung dari sistem.
Ada tiga alasan e-Katalog menjadi jalur utama pengadaan souvenir:
- Lebih cepat. Instansi tidak perlu menjalankan tender untuk produk yang sudah tersedia di katalog.
- Lebih transparan. Semua catatan transaksi, mulai dari pesanan hingga pembayaran, tersimpan secara digital.
- Sejalan dengan kebijakan pemerintah. Perpres 46 Tahun 2025 mendorong instansi memprioritaskan e-Katalog untuk komoditas yang sudah tersedia. Selain itu, aturan ini juga menekankan keberpihakan pada produk dalam negeri dan usaha kecil.
Karena itu, souvenir custom produksi lokal yang sudah tayang di e-Katalog menjadi pilihan paling praktis bagi banyak instansi.
Alur Pengadaan Souvenir lewat E-Katalog Versi 6
Secara garis besar, prosesnya terdiri dari tujuh tahap. Berikut urutannya berdasarkan panduan resmi INAPROC untuk PPK.
1. Cari dan Bandingkan Produk Souvenir
Pertama, masuk ke katalog.inaproc.id dengan akun instansi. Kemudian, cari produk dengan kata kunci seperti “seminar kit”, “tumbler custom”, atau “souvenir instansi”. Setelah itu, bandingkan harga, spesifikasi, minimal pemesanan, dan wilayah pengiriman dari beberapa penyedia.
Tips: perhatikan apakah produk mencantumkan opsi custom logo. Sebab, tidak semua penyedia souvenir menyertakan biaya branding dalam harga tayang.
2. Negosiasi Harga dan Spesifikasi
Selanjutnya, ajukan negosiasi kepada penyedia bila jumlah pesanan besar atau Anda butuh penyesuaian, misalnya warna, teknik cetak, atau kemasan. Pada tahap ini, sampaikan detail sejelas mungkin agar penawaran akhir sesuai kebutuhan acara.
3. Konfirmasi Skema Pembayaran
Jika instansi membayar secara bertahap, PPK perlu mengisi nominal dan jadwal setiap termin terlebih dahulu. Sistem baru mengizinkan pesanan berlanjut setelah total termin sama dengan nilai transaksi.
4. Buat Pesanan dan Tanda Tangani Secara Elektronik
Kemudian, PPK membuka menu Daftar Persetujuan PPK, lalu memilih Buat Pesanan dan mengunggah dokumen yang diminta, seperti SSUK dan SSKK. Setelah itu, PPK menandatangani surat pesanan secara elektronik dengan sertifikat BSrE. Begitu tanda tangan selesai, status pesanan berubah menjadi Menunggu Konfirmasi Penyedia.
5. Penyedia Mengkonfirmasi Pesanan
Penyedia punya waktu tiga hari kerja untuk merespons. Jika penyedia menyetujui, status berubah menjadi Diproses Penyedia. Sebaliknya, jika tidak ada respons dalam tiga hari, pesanan batal otomatis. Karena itu, pilih penyedia yang responsif agar jadwal acara tidak bergeser.
6. Produksi, Pengiriman, dan Pemeriksaan Barang
Setelah pesanan berjalan, penyedia memproduksi souvenir dan mengirimkannya ke alamat instansi. Status kemudian bergerak dari Dalam Pengiriman ke Pesanan Tiba. Selanjutnya, PPK memeriksa kesesuaian barang, lalu membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) yang ditandatangani kedua pihak secara elektronik.
7. Proses Pembayaran
Terakhir, pesanan masuk ke tahap Persiapan Pembayaran, kemudian Dalam Proses Pembayaran, hingga akhirnya Selesai. Pembayaran dapat memakai Uang Persediaan atau LS sesuai mekanisme keuangan instansi.
Untuk panduan teknis lengkap, Anda bisa membaca Panduan PPK di pusat bantuan INAPROC.
Dokumen dan Hal yang Perlu PPK Siapkan
Agar prosesnya lancar, siapkan hal-hal berikut sebelum membuat pesanan:
| Yang disiapkan | Keterangan |
| Akun INAPROC aktif | Akun PPK atau pejabat pengadaan instansi |
| Sertifikat elektronik BSrE | Untuk menandatangani surat pesanan dan BAST |
| Spesifikasi souvenir | Jenis produk, jumlah, warna, teknik logo, kemasan |
| File logo instansi | Sebaiknya format vektor (AI, PDF, atau SVG) |
| Jadwal acara | Agar penyedia bisa memastikan waktu produksi |
| Dokumen kontrak | SSUK dan SSKK sesuai ketentuan pesanan |
| Skema pembayaran | Sekali bayar atau bertahap |
Tips Memilih Vendor Souvenir di E-Katalog
Harga murah memang menarik. Akan tetapi, pengadaan souvenir yang berhasil bergantung pada beberapa hal lain:
1. Cek kemampuan custom
Pastikan penyedia mampu mencetak logo dengan teknik yang tepat, misalnya grafir laser untuk tumbler atau bordir untuk tas.
2. Tanyakan waktu produksi
Selain itu, pastikan penyedia bisa memenuhi tanggal acara, termasuk waktu pengiriman.
3. Minta contoh desain sebelum produksi
Dengan begitu, instansi bisa menyetujui tampilan akhir sebelum barang dibuat massal.
4. Lihat portofolio instansi lain
Penyedia yang pernah menangani pesanan pemerintah biasanya lebih paham dokumen dan alur pembayaran.
5. Perhatikan respons penyedia
Ingat bahwa pesanan batal otomatis bila penyedia tidak merespons dalam tiga hari kerja.
Butuh gambaran yang lebih luas? Baca juga panduan pengadaan souvenir perusahaan yang membahas perencanaan kebutuhan dan anggaran.
Produk Souvenir yang Paling Sering Instansi Pesan
Berdasarkan pesanan yang kami tangani, berikut produk yang paling sering instansi pesan lewat e-Katalog:
| Produk | Cocok untuk | Minimal order |
| Seminar kit (tas, notebook, pulpen) | Bimtek, sosialisasi, rapat kerja | 10 paket |
| Tumbler custom logo | Peserta acara, karyawan | 10 pcs |
| Gift set kantor | Tamu VIP, pejabat | 10 paket |
| Pouch dan tas etnik | Tamu dari luar daerah | 10 pcs |
| Plakat dan cinderamata | Kunjungan kerja, pelepasan pejabat | 10 pcs |
Untuk acara bimtek dan sosialisasi, lihat pilihan paket seminar kit yang bisa Anda sesuaikan dengan jumlah peserta. Sementara itu, ide lain untuk acara pemerintah tersedia di artikel souvenir untuk instansi.
Studi Kasus: Seminar Kit untuk Sosialisasi E-Katalog 6.0 LKPP
Kami pernah menangani pengadaan seminar kit untuk kegiatan Peningkatan Kapasitas Pelaku Usaha dalam Pengadaan Barang dan Jasa, sekaligus Sosialisasi E-Katalog 6.0, yang LKPP selenggarakan di Surabaya. Acara ini melibatkan ratusan pelaku UMKM dan badan usaha milik desa.
Cerita lengkapnya bisa Anda baca di artikel pengadaan seminar kit untuk LKPP.
Pertanyaan Seputar Pengadaan Souvenir E-Katalog
Tidak selalu. Namun, penyedia biasanya menayangkan produk utama, lalu menyesuaikan logo dan kemasan lewat negosiasi. Karena itu, hubungi penyedia lebih dulu bila Anda butuh produk khusus.
Prosesnya bergantung pada kecepatan negosiasi dan konfirmasi. Setelah pesanan disetujui, produksi umumnya memakan 3–9 hari kerja. Untuk kebutuhan mendesak, beberapa produk bisa selesai dalam 2 hari kerja.
Bisa. Bahkan, negosiasi sangat disarankan untuk pesanan dalam jumlah besar atau dengan spesifikasi khusus.
Bisa. Di Kira Souvenir, minimal pemesanan mulai 10 pcs, sehingga kegiatan internal pun tetap bisa memakai souvenir custom.
Ada. Selain e-Katalog LKPP, Kira Souvenir juga tercatat di PaDi UMKM. Dengan demikian, BUMN yang memakai PaDi UMKM tetap bisa memesan dengan mudah.
Pesan Souvenir Instansi lewat E-Katalog Bersama Kira Souvenir
Pada akhirnya, pengadaan souvenir lewat e-Katalog jauh lebih praktis bila Anda memahami alurnya dan memilih penyedia yang tepat. Kira Souvenir tercatat di e-Katalog LKPP dan PaDi UMKM, serta pernah melayani PLN, Pertamina, Bank Indonesia, Telkom Indonesia, Pelindo, dan Kementerian Perhubungan.
Selain itu, tim kami menyediakan konsultasi dan desain tanpa biaya, sehingga Anda bisa memastikan tampilan souvenir sebelum memesan lewat e-Katalog. Lihat juga layanan vendor souvenir perusahaan kami untuk kebutuhan di luar e-Katalog.